Chi ha lavorato o lavora in uffici open space sa perfettamente che l'unico modo per isolarsi dalle chiacchiere e i rumori dei colleghi è mettersi le cuffie nelle orecchie per ascoltare la propria musica e provare a concentrarsi. può sembrare asociale ma sicuramente è l'unico metodo efficace per riuscire a lavorare in totale privacy senza rischiare di venire distratti dagli altri. Spesso però neppure le cuffie riescono a garantire l'isolamento necessario per lavorare bene. Così la società danese Plenom ha introdotto il semaforo da ufficio: si chiama busylight ed è una vera e propria luce rossa o verde che indica ai colleghi se siete impegnati o meno.

Lavorare in un open space, avendo rapporti con i colleghi tutto il giorno, può ridurre la produttività anche del 15% secondo i ricercatori della University of California. Lavorare in luoghi in cui non si gode di privacy può essere motivo di stress costante per i lavoratori. Il mito dell'open space che favorisce lo scambio e il rendimento ormai è stato sfatato: le soluzioni generiche non funzionano più. Prima bastavano un open space, un Mac e un bar per pensare di lavorare in un posto fantastico. Dopo, senza almeno un scivolo, una sala relax e un campetto da basket, si era convinti di aver sicuramente sbagliato luogo di lavoro e gli uffici Google hanno fatto scuola. Oggi invece sempre più studi dimostrano che in un ufficio si sta meglio se esistono spazi diversi, più raccolti e con piccole comodità.

Cos'è Busylight

Busylight è un modo educato ed efficace per indicare ai propri colleghi quando si è impegnati in una conversazione e si vuole restare concentrati sul lavoro e non si desiderano distrazioni. Funziona come un vero e proprio semaforo che a seconda della luce accesa, rossa o verde, fa sapere a chi sta intorno se si può essere interrotti. Sempre più uffici oggi sono caratterizzati da grandi open space dove i lavoratori sono tutti a stretto contatto tra loro. Ma gli ambienti senza divisioni per la privacy favoriscono interruzioni e distrazioni dei dipendenti che risultano più inefficaci andando a condizionare la produttività dell'azienda. La soluzione è Busylights, un indicatore di stato del dipendente, in tempo reale, che segna quando il dipendente può essere disturbato o meno. Busylight funziona negli open space dove fornisce ai lavoratori la possibilità materiale di far sapere visivamente quando è il momento giusto per avvicinarsi agli altri in ufficio. Questo evita le distrazioni e migliora la collaborazione in azienda.

Il posto di lavoro è dove i dipendenti hanno la maggior parte delle interazioni e devono essere gestite in modo intelligente in modo che i dipendenti non siano costantemente interrotti…
La comunicazione tra le persone è il flusso di traffico di informazioni. Ingorghi (interruzioni) sono frustranti e non produttivi, che è il motivo per cui è necessario un semaforo (indicazione di presenza) per regolare il flusso e migliorare la collaborazione. Busylight illumina fisicamente lo stato di presenza dei dipendenti e lo rende visibile negli open space permettendo ad altri di evitare di interrompere i colleghi e causare ingorghi.

Come funziona Busylight

Busylight funziona come un vero e proprio semaforo da ufficio: luce rossa indica quando si è occupati e luce verde segna quando si può essere interrotti o distrarti. La luce può essere azionata manualmente oppure, tramite il KuandoBOX collegato al telefono o al computer, si accende automaticamente quando si sta parlando al telefono o si è impegnati al pc. Un cavo lungo permette di posizionare la luce sopra la propria postazione o sul computer in modo che sia visibile con facilità a tutti i colleghi. L'indicatore diventa rosso quando è in corso una chiamata e si spegne quando si termina la chiamata. Busylight è un modo efficace educato per far sapere che si è impegnati. Con Busylight l'ufficio diventa una mini postazione individuale che favorisce la concentrazione e limita le distrazioni esterne, garantendo ad ognuno la propria privacy e l'isolamento ma con la possibilità, una volta accesa la luce verde, di poter godere delle relazioni sociali nei luoghi di lavoro.

Altre soluzioni salva privacy

Studi scientifici indicano che la produttività dei dipendenti è in diretta correlazione con quanto si sentano a proprio agio nel proprio ambiente di lavoro. Pare che il luogo migliore in cui lavorare sia uno spazio accogliente e luminoso, come quello di casa propria. E se non è possibile riprodurre un'abitazione in ufficio, si possono creare tanti microcosmi a dimensione del lavoratore. Per questo l'azienda la Steelcase ha progettato postazioni di lavoro come "celle" singole che schermano dalla confusione esterna e spingono alla concentrazione. Le soluzioni introdotte dalla Steelcase trasformano l'ufficio in mini postazioni individuali pratiche e dotate di tutte le comodità, in modo da lavorare senza distrazioni e scegliere di godere delle relazioni sociali a lavoro sono quando si può e se ne ha davvero voglia.